Bei Studierenden-Daten (Tab. sos) müssen folgende Felder gepflegt sein:

• Geschlecht
• KFZ-Kennzeichen Heimat-/Semesterwohnsitz / Hochschulzugangsberechtigung
• Geburtsdatum
• Nationalität

Bei Fachbelegungen müssen mindestens folgende Daten gepflegt sein:

• MatrikelNr.
• Fachkennzeichen
• StudiengangsNr. / FachNr.
• Rückmeldestatus
• Abschluss
• Studienfach
• Fachsemesterzahl
• Enddatum bei Exmatrikulation in dem jeweiligen Studiengang

Darüberhinaus gilt, dass eine Belegung pro Semester mit gleicher FachNr. und gleicher StudiengangNr. nur einmal auftreten darf (Unique Index auf matrikel_nr, fach_nr, studiengang_nr und Semester).

Bei Prüfungssätzen müssen folgende Felder belegt sein:

• MatrikelNr.
• Fach
• Abschluss
• Semester der Prüfung
• Prüfungsnummer

Infosystem wertet bei tagesaktuellen und stichtagsbezogenen Auswertungen wie die amtliche Statistik das Prüfungsdatum mit höherer Priorität aus als das in POS eingetragene Semester, d.h. wenn das Prüfungsdatum gesetzt ist, dann wird das Semester der Prüfung entsprechend überschrieben. Bei der "semesterbezogenen Zählung" (Schaltfläche Stichtag Prüfungen) wird das zugewiesene Semester in POS gewertet (Feld psem in lab).

Das Prüfungsdatum wird für stichtagsbezogene Auswertungen genutzt. Je nach Art des Stichtags werden die Prüfungen jeweils gezählt oder nicht. Für valide Auswertungen sollte natürlich das Prüfungsdatum in der Regel gepflegt sein. Bei Vorprüfungen ist dies nach unserer Erfahrung in der Regel aber nicht der Fall.

Das gleiche gilt für Prüfungsnoten: Sie sollten, müssen aber nicht gepflegt sein.

Auch die Felder Studiengangs- und Fachnummer sind häufig nicht gepflegt bzw. es ist sogar möglich, dass Studierende die Prüfung in einem Fach absolvieren, für das sie gar nicht mehr eingeschrieben sind. Infosystem versucht dann nachträglich, mit Hilfe des Fächer-Satzes diese zu ermitteln. Dabei gilt die Regel, dass eine Prüfung nur dann gezählt wird, wenn der Studierende irgendwann einmal das Fach und den Abschluss, in dem die Prüfung absolviert wurde, belegt hat. Bei der Übernahme sucht Infosystem das letzte Semester, in dem der Studierende in dem Fach eingeschrieben war, und übernimmt die Fachsemesterzahl für die Prüfung.

Hinweis zu Promotionen: Infosystem geht davon aus, dass Promotionen in POS gepflegt sind. Promovierende, die nicht eingeschrieben waren, werden "künstlich" über Status "Y" eingeschrieben. Dies ist der HIS-konforme Weg.