Komponente Studierende Konfiguration Stichtage

Stichtage und Archivierung

Stichtagsbezug der Auswertungen

Infosystem rechnet im Bereich der Studierendenstatistik und Prüfungsstatistik standardmäßig wahlweise mit tagesaktuellen und mit stichtagsbezogenen Auswertungen. In allen Abfragen kann man über einen Dialogbutton zwischen tagesaktuellen und stichtagsbezogenen Auswertungen wählen. Es werden ein oder mehrere Stichtage pro Semester definiert, der erste Stichtag ist in der Regel der Stichtag zur Lieferung an das jeweilige Landesamt. Dieser Stichtag wird bei Datenquelle SOSPOS (nicht HISinOne-STU oder CA) aus dem Vorsystem übernommen, wenn die Konstante semester_aus_sos auf 1 gesetzt und in der Infosystem-Tabelle semester abgelegt ist.

Bei tagesaktuellen Auswertungen ist das Bezugsdatum der jeweils heutige Tag.

Beim Stichtagsbezug gibt es die Möglichkeit, durch Archivierung von Inhalten einen "echten" Stichtagsbezug zu erreichen.

Stichtage in der Studierendenstatistik

Die Frage, ob eine Studentin/ein Student zu dem vorgegebenen Zeitpunkt (ob Stichtag oder "heute") eingeschrieben/rückgemeldet ist oder nicht, richtet sich nach dem Datum der Einschreibung, Rückmeldung oder Exmatrikulation. Neben der reinen Gültigkeit eines Datensatzes wird aus SOS also auch der Zeitbezug der Einschreibung, Rückmeldung oder Exmatrikulation übernommen und ausgewertet. Eine Einschreibung, Rückmeldung oder Exmatrikulation wird in SOS mit einem eindeutigen Datum versehen (die Rückmeldung ist allerdings kein Pflichtfeld, daher ist es häufig leer).

Der Status kann dementsprechend vier Ausprägungen haben. Hier die Regeln für den jeweiligen Status bei stichtagsbezogener Auswertung:

Der Einschreib- oder Rückmeldestatus eines Datensatzes wird also in Abhängigkeit vom Datum des Stichtags gesetzt. Wenn z. B. eine Studentin/ein Student sich am 4.10.2005 für das WS 2005/2006 exmatrikuliert und der Stichtag der Auswertung der 15.11.2005 ist, dann wird der Status für diesen Stichtag auf "Exmatrikuliert" gesetzt. Wenn eine Studentin/ein Student sich hingegen am 17.11.2005 exmatrikuliert, dann bleibt der Status für diesen Stichtag "Rückgemeldet".

Im Bereich der Studierendenstatistik wird für jedes Studienfach aus dem Enddatum (in SOS das Feld "endedat" der Tabelle stg) ermittelt, wann das Fach beendet wurde. Exmatrikuliert sind die Studierenden dann, wenn dies das letzte Semester ist (sonst wären es Fachwechsler).

Diese Regeln weichen im Detail ein wenig von der Berechnung in HIS-BSOS ab.

Hier die Regeln für den jeweiligen Status bei tagesaktueller Auswertung:

Stichtagsbezug nach Datum der Rückmeldung/Immatrikulation/Beurlaubung/Exmatrikulation

Bei dem (in Infosystem fest eingebauten) Stichtagsbezug werden Studierende je nach Datum der Rückmeldung/Immatrikulation/Beurlaubung/Exmatrikulation gezählt oder nicht. Die Hilfstabellen werden dann stichtagsbezogen gefüllt.

Aus Performancegründen und zur Vereinfachung der Anwendung werden ein oder mehrere Stichtage pro Semester definiert (z. B. "Stichtag für die amtliche Statistik"). Diesem Stichtag werden die einzelnen Datumssätze pro Semester zugeordnet; so wird z. B. für den Stichtag der amtlichen Statistik-Lieferung im WS 2005/2006 das Datum 15.11.2005 zugewiesen.

Natürlich bringt die Stichtagsfunktionalität einen gewaltigen Daten-"Overhead" mit sich, der jedoch einen lohnenswerten Mehrwert bringt; wenn Sie in der aktuellen Version des SOS-Moduls in Infosystem darauf verzichten wollen und immer tagesaktuelle Daten sehen wollen, müssen Sie

• alle Einträge in der Tabelle sos_stichtag löschen, außer denen, bei denen im Feld name "Aktuelle Zahlen" steht,
• die Konstante "Semester aus SOS" auf 0 setzen,
• die Tabelle semester manuell pflegen.

In den Auswertungen ist der Button dann immer leer bzw. steht auf "Aktuelle Zahlen".

Stichtagsbezug bei Prüfungen

Generell gilt: Stichtagsbezug bei Prüfungen wird nur bei Vor-/Hauptprüfungen und Abschlussarbeiten ausgewertet. Bei Einzelprüfungen (Klausuren, Module etc.) werden nur tagesaktuelle Statistiken erzeugt. Die folgenden Ausführungen gelten also nicht für Einzelprüfungen.

Prüfungen werden im Vorsystem in zwei unabhängigen Zeitdimensionen erfasst: das Prüfungssemester (lab.psem) und das Prüfungsdatum (lab.pdatum). Erfahrungsgemäß weichen die Zeitpunkte manchmal voneinander ab, die Hochschule kann dies über den Eintrag im Feld "Stichtag Prüfungen" steuern: Das Prüfungssemester werten Sie bei "semesterbezogene Zählung" aus, bei Stichtag "tagesaktuell" das Prüfungsdatum.

Bei Lieferungen von Abschlussprüfungen an die amtliche Statistik wird über das Prüfungsdatum (lab.pdatum) das zugehörige Semester ermittelt. Wenn eine Prüfung im Prüfungssemester aber ein Vorsemester hat und das Prüfungsdatum vor dem Stichtag liegt, dann wird sie dem Vorsemester zugeordnet.

Dies hat folgenden Hintergrund: Prüfungen werden häufig noch nach Semesterende verbucht. Man kann daher für jedes Semester einen Stichtag definieren, der i. d. R. in der Mitte des Folgesemesters liegt.

Beispiele:

• Prüfung im Folgesem., aber vor dem Stichtag:

: Prüfungssemester = SoSe 2010, Prüfungsdatum = 10.10.2010, Stichtag = 1.12.2010 -> Semester der Prüfung = 2010

• Prüfung im richtigen Sem., vor dem Stichtag:

: Prüfungssemester = WS 2010/2011, Prüfungsdatum = 10.10.2010, Stichtag = 30.6.2011 -> Semester der Prüfung = WS 2010/2011

• Prüfung im Folgesem., nach dem Stichtag:

: Prüfungssemester=SoSe 2010, Prüfungsdatum = 10.01.2011, Stichtag = 1.12.2010 -> Semester der Prüfung = WS 2010/2011

Das Datum ist erfahrungsgemäß bei Hochschulen häufig bei Vorprüfungen nicht gepflegt. Wenn das Datum der Prüfung nicht erhoben ist, kommt die Prüfung bei der Einschränkung "Stichtag amtl. Statistik" zu dem Semester in die Statistik, das im Prüfungssemester (lab.psem) eingetragen ist.

In den Berichten ist es möglich, jeden Zeitbezug separat auszuwerten, bzw. sogar eigene Stichtage anzulegen.

Bei den Abfragen wird im Button "Stichtag Prüfungen" der Zeitbezug ausgewählt.

:

Wenn Sie die Ausprägung "Amtl. Statistik Land (Prüf.)" oder "Aktuelle Zahlen" wählen, wird bei den Abfragen das Datum der Prüfung ausgewertet.

Bei der "semesterbezogenen Zählung" wird das in der Prüfungsverwaltung (POS oder EXA) zugeordnete Semester gezählt (bei POS das Feld psem in lab).

Prüfungen und Archivierung: Stichtagsbezug bei Prüfungen bei eingeschalteter Archivierung

Wenn eine Prüfung erst nach dem Stichtag als "Bestanden" verbucht wird (z. B. wenn die Gutachterin/der Gutachter einer Abschlussarbeit die Bewertung verspätet abliefert), dann wird diese Prüfung bei der jeweiligen Meldung im Folgesemester nachgemeldet. Das STALA rechnet diese Prüfung dann aber dem Folgesemester zu.

Beispiel:

Eine Abschlussarbeit wird am 25.9.2006 abgegeben. Der Datensatz bekommt das Prüfungsdatum 25.9.2006, die Prüfung fällt in den Zeitraum des Sommersemesters (1.4.2006 - 30.9.2006). Sie zählt also für das SoSe 2006, ist aber noch nicht als "bestanden" verbucht. Die Gutachterin/der Gutachter kommt nicht dazu, die Arbeit bis zum Lieferungsstichtag für das SoSe 2006, den 1.12.2006, zu bewerten. Die Bewertung trifft erst am 15.2.2007 ein und wird erst dann in POS als "Bestanden" verbucht. Das Prüfungsdatum bleibt der 25.9.2006. Da die STALA-Lieferung für das SoSe 2006 bereits erfolgt ist, wird die Prüfung erst bei der Lieferung am 1.6.2007, also bei der WS-Lieferung, ans STALA übertragen. Das STALA rechnet die Prüfung zum WS 2006/2007, nicht zum SoSe 2006, obwohl die Prüfung vom Datum her dorthin gehört.

Wenn eine Prüfung nach dem Stichtag geändert wird (wie z. B. oben nachträglich auf "Bestanden" gesetzt wird), wird der Datensatz in Infosystem überschrieben. Die Absolventenzahl für das Semester ändert sich also. Im obigen Beispiel würde die Prüfung also nachträglich zum SoSe 2006 gezählt.

Bei eingeschalteter Archivierung besteht der Sinn dieses Verfahrens darin, dass bereits gelieferte und veröffentlichte Statistiken nicht nachträglich geändert werden sollen. Um zu vermeiden, dass die Prüfung ganz unter den Tisch fällt, rechnet man sie hier also lieber zum Folgesemester.

Die folgende Tabelle zeigt Beispielprüfungen:

Wenn die Prüfung zum gleichen Zeitpunkt gültig ist wie das Datum der Prüfung selbst, d. h. wenn sie rechtzeitig in POS eingegeben wurde, wird die Prüfung ganz normal zu dem Semester gezählt, in die das Datum fällt.

Interessant ist die fett gesetzte Prüfung: Vom Datum her gehört sie in das WS 04/05. Da die Prüfung aber erst am 02.06.2005 in POS eingegeben wurde, d. h. nach dem Stichtag 31.05.2005 ans STALA geliefert wurde, wird sie zum SoSe 05 gezählt.

Verwaltung der Stichtage

Bei der Installation der Komponente Studierende werden die Stichtage abhängig vom Vorsystem verwaltet:

• GX: Die Stichtage für jedes Semester werden aus SOSPOS übernommen.
• HISinOne: Hier gibt es keinen Dialog für Stichtage. Es wird vom Konnektor ein fiktiver Stichtag in der Mitte des Semesters angelegt.

Bearbeitung der Stichtage in SuperX

1. Klicken Sie auf Studierende, Prüfungen -> Administration Studierende, Prüfungen -> Prüfprotokoll Studium -> Stichtage
2. Es werden Ihnen alle Stichtage für den Bereich Studierende, Prüfungen angezeigt
3. Stichtagsdatum ändern
   1. Klicken Sie auf bearbeiten
   2. Ändern Sie das Datum
   3. Klicken Sie jeweils auf speichern um die Änderung zu übernehmen
   4. Klicken Sie jeweils auf löschen um einen Eintrag zu löschen
4. Name oder Art des Stichtags ändern
   1. Ändern Sie den Namen oder die Art des Stichtags in jeweiligen Feld
   2. Klicken Sie jeweils auf speichern um die Änderung zu übernehmen
   3. Für die Stichtage Amtl. Statistik Land und Amtl. Statistik Land (prüf.) ist diese Funktion deaktiviert
5. Stichtag löschen
   1. Klicken Sie jeweils auf löschen um einen Eintrag zu löschen

Bei der Studierendenstatistik ist dies in der Regel die Mitte des Semesters (z. B. in NRW der 1.12. für das WiSe). Bei der Prüfungsstatistik ist der Stichtag für Prüfungen standardmäßig das Datum des Semesterendes +60 Tage, d. h. die Mitte des Folgesemesters.

Sie können den Stichtag für Prüfungen nachträglich ändern, indem Sie in Prüfprotokoll Studium rechts auf Stichtage (neu)" klicken (s. u.) und dort den Wert in der Spalte "Datum" verändern. Diese Änderung wird nicht durch die Laderoutine überschrieben.

Wenn dann alle Altdaten übernommen sind, können Sie die Archivierung für zukünftige Semester einschalten. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie die Hilfstabelle archivieren.

Archivierung einzelner Semester in der Hilfstabelle

Normalerweise werden die Infosystem-Hilfstabellen jede Nacht komplett neu aufgebaut, damit die Abfragen jeweils immer auf die aktuellen Daten zugreifen.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass es sinnvoll sein kann, erst ab einem definierten Semester die Hilfstabelle neu aufzubauen:

• Wenn Sie auch tagesaktuelle, aber eben ältere Stände einfrieren wollen, ist dies die einzige Möglichkeit.
• Wenn Sie ältere Stände einfrieren wollen ohne die aufwändige Infosystem-Archivierung zu nutzen, können Sie ältere Semester so unangetastet lassen.
• Bei großen Tabellen mit weit zurückliegender Historie kann es außerdem ein Performancegewinn sein.

Sie können in den Konstanten SOS_start_stg_aggr und SOS_start_lab jeweils ein Startsemester eingeben, damit bleiben die Daten von allen vorherigen Semestern unangetastet, die nicht tagesaktuell sind.

Setzen Sie z. B. SOS_start_stg_aggr=20052, dann werden die stichtagesbezogenen Statistiken aller Semester vor dem WS 2005/2006 nicht mehr neu berechnet.

Allerdings müssen Sie folgendes beachten: auch die tagesaktuellen Zahlen für das jew. Semester werden immer neu berechnet. Nur so bleiben die tagesaktuellen Werte vergleichbar mit denen im Vorsystem.

Trimester

Es stehen Skripte zur Verfügung, mit deren Hilfe die Komponenten Bewerbung, Zulassung, Studierende, Prüfung und Studienverlauf auf Trimester umgestellt werden können.

Durchführung der Umstellung von Semester auf Trimester

1. Ändern Sie jeweils den Name der Datei trimester_customize.sql in customize.sql in den folgenden Verzeichnissen:
   • tomcat/webapps/superx/WEB-INF/conf/edustore/db/module/sos/conf
   • tomcat/webapps/superx/WEB-INF/conf/edustore/db/module/zul/conf
   • tomcat/webapps/superx/WEB-INF/conf/edustore/db/module/erfolg/conf
2. Führen Sie ein Komponenten-Upgrade der Komponenten Bewerbung, Zulassung, Studierende, Prüfung und Studienverlauf durch.
3. Führen Sie ein Komponenten-Update der Komponenten Bewerbung, Zulassung, Studierende, Prüfung und Studienverlauf durch.
4. Aktualisieren Sie im WebanwendungsManager der HISinOne-BI den ServerCache.
5. Melden Sie sich abschließend am System neu an.