Nutzungsleitfaden Frühwarnsystem W-HS

Konzept

Die Maske Frühwarnsystem der Hochschule Gelsenkirchen bietet die Eingruppierung von Studierenden in Kategorien des Studienfortschritts, die einen ungünstigen Studienverlauf andeuten. Diese "Risikogruppen" sind:

• Gruppe 1: Studierende haben mindestens eine Prüfung nach dem 2.Prüfungsversuch nicht bestanden (NB) , und den 3.Versuch noch nicht bestanden haben. Der Bericht sammelt also alle Prüfungen zum gleichen Elementtyp der Prüfungsordnung, die im 2. Versuch nicht bestanden ist, und wo es (noch) keinen dritten Versuch gibt.
• Gruppe 2: Ab ca. der Studienmitte wird geprüft, wie viele ECTS die Studierenden im jeweiligen Fachsemester (FS) erreicht haben. Wenn dieser Wert unter eine Schwelle liegt, ist der Studienerfolg gefährdet.

Die Regel lautet hier je nach Regelstudienzeit (RZ) des Studiengangs:

• Gruppe 3: Die Studierenden sind über der Regelstudienzeit +4:
  • Ab 10 FS (RZ 6 Semester)
  • Ab 12 FS (RZ 8 Semester)

Wenn ein/e Studierende/r gleichzeitig mehreren Gruppen angehört, wird die niedrigste Gruppe zugewiesen, d.h. wenn jemand z.B. Gruppe 1 und 2 angehört, wird er im Bericht der Gruppe 1 zugeordnet.

Der Prozeß des Zuweisens einer Gruppe wird IT-gestützt auf der Basis der Studienverläufe und der jew. Leistungen ermittelt. Nach Ermittlung der Risikogruppe kann eine Liste für Serien-Emails erzeugt werden. Nach Erzeugen dieser Liste kann ein Kennzeichen gespeichert werden, dass die Mail versandt wurde, damit die Personen nicht mehrmals angeschrieben werden.

Auswahlmaske

Zur Auswertung gehen SIe in das Menü Business Intelligence -> Standardberichte konfigurieren -> Studierende, Prüfungen -> Prüfungen -> Einzelprüfungen -> Frühwarnsystem HS GE . Sie sehen folgende Maske:

In der Maske können Sie

• einen Zeitraum (Seit Semester-Bis Semester) einschränken. Zu Validierungszwecken können Sie einen zurückliegenden Zeitraum wählen, in der Regel sollten Sie aber das aktuelle Semester nehmen. Denn der/die Studierende könnte in einem älteren Semester einer Risikogruppe angehören, dies aber im aktuellen Semester nicht mehr sein.
• einen Studiengang bzw. eine Fakultät auswählen
• auf ein Fach oder einen Abschluss einschränken (Achtung: die Maske werten keine Masterstudierenden aus)
• auf Matrikelnummer(n) einschränken, bei mehreren geben Sie diese mit Komma getrennt ein
• entscheiden ob die Frühwarn-Mail versandt wird und somit ein "Anschreib-Kennzeichen" gesetzt wird (das Datum des Anschreibens), damit die mail nicht noch einmal versandt wird
• eine Ausgabetiefe wählen: in der Regel wollen Sie Studierende einzeln ausgeben, es kann aber sein dann ein/e Studierende/r mehrere Studiengänge belegt. Bei der Auswahl "Studierende" wird die höchste Risikogruppe ausgegeben, bei der Auswahl "Studiengang (intern)" werden alle Studiengänge ausgegeben. Für den Mailversand ist nur die Auswahl "Studierende" geeignet.
• auf eine Risikogruppe einschränken, bzw. auf die Gruppen 1-3. Wenn Sie hier keine Auswahl treffen, werden auch Studierende ausgegeben, die keiner Risikogruppe angehören.

Mit Abschicken können Sie die Auswertung starten.

Ergebnistabelle

Im Ergebnis sehen Sie die zugewiesene Risikogruppe nach aufsteigender Reihenfolge, d.h. zuerst die Gruppe 1, dann 2 etc. Am Ende erscheinen die Studierenden ohne Risikogruppe. Hier ein Muster mit Demodaten:

Sie sehen neben der Gruppe

• den Studiengang (Fach und Abschluss), dessen Regelstudienzeit, und dann die einzelnen Personangaben (Matrikelnr., Name, Email).
• Wenn die Mail versandt wurde (d.h. Sie in der Maske im Feld "Anschreib-Kennzeichen setzen" ein "Ja" gewählt haben), wird hier das Tagesdatum gespeichert.
• In einer weiteren Spalte wird (in Zukunft) ausgegeben, ob der/die Studierende bei der Einschreibung zugestimmt hat, dass die Email-Benachrichtigung stattfinden darf.
• In der Spalte "Anzahl Versuche" sehen Sie die max. Anzahl der Fehlversuche
• In der Spalte "Bonuskonto (ECTS)" sehen Sie die aktuell erreichten Credits. Laut Definition in der ECTS Statistik NRW handelt es sich nicht um einzelne Credits, sondern um abgeschlossene Module. Die Credits werden bezgl. des Studienverlaufs summiert, d.h. Sie sehen hier die Summe der erreichten ECTS bis zum in der Maske festgelegten Semester. Es werden die ECTS summiert, die im gleichen Studiengang erreicht wurden (also Fach / Abschluss / Prüfungsordnungsversion).

Im Tabellenkopf können Sie die Liste nach CSV oder Excel exportieren und weiterverarbeiten. Weiter Infos siehe das Benutzerhandbuch:

http://www.superx-projekt.de/doku/kern_modul/benutzer/f_AnpassungenderErgebnistabelle.htm